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Comment organiser une conférence ou un colloque ?

par Marie Dupon
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Pour une entreprise, organiser une conférence ou un colloque est un bon moyen de marquer les esprits de l’audience cible. Un événement de ce type est l’occasion idéale pour diffuser un message pertinent et percutant sur une problématique bien précise.

Cependant, une organisation parfaite en tout point est nécessaire afin de réaliser votre objectif. Cela implique de respecter un certain nombre d’étapes.

Définir l’objectif et la thématique

La conférence, comme le colloque, est un événement d entreprise professionnel  qui permet de créer un moment d’échange autour d’un thème. Il peut s’agir d’information, de dialogue ou de débat sous la direction d’un intervenant professionnel. La première étape de l’organisation est de définir l’objectif à atteindre. Elle est incontournable pour déterminer la nature de votre projet et la ligne directrice à suivre.

La prochaine étape consiste à choisir la thématique. Généralement, elle se dégage naturellement par rapport à l’objectif fixé. Cela peut être la conduite du changement, la qualité de vie au travail, l’esprit d’équipe, etc.

Pour vous assurer de ne pas vous tromper de thématique, vous devez vous poser les bonnes questions. Par exemple, quel est le message que vous souhaitez transmettre à votre auditoire ?

Identifier le public cible et arrêter une date

Qu’il s’agisse de conférence ou de colloque, l’auditoire occupe une place centrale. Vous choisissez la forme appropriée pour l’intervention et les intervenants en fonction de votre public cible. L’auditoire influe aussi sur le choix de la salle et du matériel à mettre en place le jour J. L’ensemble de ces éléments contribue au bon déroulement de l’événement de l’ouverture jusqu’à la clôture.

Après avoir identifié votre auditoire, vous devez vous concentrer sur la date de la tenue de votre événement d’entreprise. Pour une conférence ou un colloque, un délai de six mois est souvent indiqué pour réaliser tous les préparatifs nécessaires.

Dans tous les cas, il est déconseillé de vous y prendre à la dernière minute. Prendre de l’avance est toujours mieux qu’avoir du retard.

Établir un budget prévisionnel et choisir le format

Sur la base des différents points précédents, vous êtes en mesure d’établir un budget prévisionnel. Pour organiser un événement corporate à la hauteur de vos attentes, vous devez allouer à votre projet les ressources nécessaires. En effet, le budget influence le choix de l’intervenant, du lieu, du nombre de personnes invitées, etc. Il vous donne une idée claire du montant par poste de dépenses.

Ensuite, vous êtes amené à réfléchir sur le format. Pour un événement orienté b2B, une conférence classique, mais inspirante de 30 à 45 minutes, convient parfaitement. Cependant, vous pouvez aussi opter pour un format immersif avec des expériences interactives comme un débat. Pour un événement à des fins de communication interne, une intervention courte, mais poignante peut être plus efficace.

Rechercher le lieu idéal et le meilleur intervenant

Bien choisir l’endroit où organiser votre conférence ou votre colloque revêt une importance capitale. Recourir aux services d’un professionnel de l’évenementiel est recommandé afin de vous simplifier la tâche. D’une manière générale, il vous faut une salle suffisamment grande pour accueillir vos invités. En plus, elle doit être insonorisée et comporter le nombre de places prévues pour votre public cible.

Au même titre que le lieu pour la tenue de votre événement, le choix de l’intervenant est essentiel. Il est formellement déconseillé de vous improviser conférencier sans justifier de l’expérience nécessaire ni avoir suivi au préalable une formation.

Il s’agit d’une profession à part entière. Faire appel à un professionnel qualifié et expérimenté vous offre la garantie d’avoir un impact positif sur l’auditoire.

Maîtriser les aspects techniques et la communication

Lorsque tout est bien en place, il ne vous reste plus qu’à contrôler les différents aspects techniques. D’une part, cela consiste à vérifier que la disposition de la salle est optimisée. Cela facilite l’arrivée de l’intervenant et fluidifie les échanges. D’autre part, vous devez vérifier que les dispositifs matériels en place sont pleinement fonctionnels. Le but est de limiter les imprévus autant que possible.

La dernière étape de l’organisation d’une conférence ou d’un colloque est de communiquer autour de votre événement. Vous devez mener des campagnes de communication avant pour éveiller la curiosité du public cible.

Puis, il faut aussi communiquer après pour être sûr de bénéficier d’une visibilité optimale sur le long terme. Par exemple, vous publiez des vidéos sur les réseaux sociaux. Organiser une conférence ou un colloque ne se fait pas à la va-vite. Les différentes étapes réclament du savoir-faire et du temps, mais aussi des moyens matériels et financiers

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